Diez errores comunes en las pymes que las hacen menos productivas

Una empresa es considerada productiva cuando tiene procesos eficientes, con costos reducidos, controlados, con indicadores y con tiempos definidos para cada actividad, que le permiten tener mejores tiempos de respuesta. La productividad de una empresa mejora cuando reduce costos y tiempos de producción y optimiza sus recursos, tanto materiales como de trabajadores.

A propósito de los aspectos en los que trabaja Colombia Productiva, el PTP identificó diez errores que cometen las empresas y que, sin darse cuenta, afectan su productividad. Aquí le contamos esos errores y le damos consejos para solucionarlos.

1. Mantener productos que no son rentables.

En ocasiones, las empresas mantienen la producción de bienes y/o servicios que, sin darse cuenta, están ocasionándoles pérdidas a la compañía, principalmente, porque su demanda ha disminuido o sus costos de producción se han elevado. Hacer análisis de rentabilidad de los productos de su empresa, cruzar los datos y confrontar cuáles son los que verdaderamente le dan valor a la compañía, disminuirá los riesgos de pérdidas.

2. Procesos sin estándares de calidad.

Un error común entre las empresas es que no cumplen con los requerimientos que le exige el mercado para su producto. Usualmente, estas fallas obedecen a la falta de adopción de estándares de calidad durante el diseño y la producción, lo que aumenta los defectos en los productos o hace que no cumplan con las funciones para las que fueron diseñados. Trate de estandarizar sus procesos y crear controles para verificar que esos estándares sí se están cumpliendo.

3. No medir los niveles de satisfacción, quejas y reclamos de los clientes.

Generalmente, las empresas solo se preocupan por la producción y venta de sus productos, pero subestiman la voz del cliente y no miden el impacto que su nivel de satisfacción tiene sobre la fidelización y recompra. Generar canales de comunicación con los clientes que permitan medir su nivel de satisfacción le permitirá no solo mantenerlos, sino también aumentarlos y hasta prever sus demandas.

4. Desperdiciar tiempos en la producción.

No aprovisionarse a tiempo, no hacer mantenimiento preventivo a las máquinas, o la no coordinación de los trabajadores y los procesos que realizan, se traducen en el aumento de tiempos ociosos, es decir, tiempo desperdiciado que afecta el cumplimiento de fechas de entrega. Identifique qué es lo que necesita para su proceso y cuánto tiempo requiere para obtenerlo y exíjase planear para no desperdiciar tiempo.

5. Desperdiciar grandes cantidades de materias prima.

Las pérdidas de materia prima se disparan cuando no se tiene control de los pasos del proceso productivo o cuando esta se usa para producir menos productos de los que podrían producirse. Revise su proceso de producción, paso a paso, para medir cuánta de esa materia prima está desperdiciando y cuánta puede ahorrar.

6. No medir los factores clave de la productividad.

Las empresas no suelen medirse en factores como tiempos de producción, consumo de energía, consumo de materias primas, porcentaje de uso de la maquinaria, entre otros, por lo que no identifican las oportunidades que tienen para mejorarlos. Establecer indicadores permite tener una línea base para mejorar la productividad y, a su vez, la rentabilidad.

7. Equipos mal utilizados o ineficientes.

Muchas veces, los empresarios no conocen bien las características de sus máquinas, por lo que terminan usándolas mal o subutilizándolas e incluso causándoles daños que son fáciles de prevenir. Esto desencadena pérdidas de dinero y tiempo. Procure capacitar a su personal sobre el manejo adecuado de la maquinaria para que le saquen el mejor provecho.

8. Acumular inventario innecesariamente.

Generalmente, la cantidad en el inventario es mayor a lo que la empresa realmente necesita, lo que no solo genera riesgos de pérdidas del material, sino también de dinero. Procure mantener su inventario en los mínimos necesarios, según el tamaño y las ventas de su empresa.

9. Desconexión con los proveedores.

Una empresa no es productiva o competitiva, si sus proveedores no lo son. Procure entablar una buena relación con sus proveedores, trabajar de la mano y analizar cómo pueden mejorar ellos en la actualidad (y el futuro) para que lo provean con mayor calidad.

10. Comprar equipos que no se ajustan a sus necesidades.

En ocasiones, las empresas hacen inversiones en maquinaria que resultan ser ineficientes, incluso, generando problemáticas a procesos que ya funcionan correctamente. Antes de comprar una nueva máquina, revise que la actual esté a tope de su capacidad y que, de verdad, dicha compra es absolutamente necesaria.